【ダイレクトメニュー】

[ページメニューへ]

[ページ内メニューへ]

[共通メニューへ]

[メニューを飛ばして本文へジャンプ]

【ページメニュー】
【ここから本文】

活用事例

営業での活用例

カバンの中にキャビネットを入れて、いつも持ち歩く。それにより、いつでも自社の製品やサービスの知識を深めることができ、教育コストの削減に。また、突然の商談機会にもスピーディー&スマートに対応できます。

技術者・研究者

技術を扱う仕事や研究者は、調べもの、情報を探し出すことに多くの時間を費やしています。まるで自分専用の検索エンジンを、パソコンの中に作ることができます。過去からの積み重ねによる成果を、活かせます。

スペースとバックアップ

限りあるオフィスのスペースの節約と活用が可能。キャビネット、本棚がこれまでとは比べられないほど省スペースに。また、災害へのリスク管理のひとつとして活用することもできます。地震時に倒れてくる本棚は、もうありません。

セキュリティ

誰が閲覧し、誰が持ち出したのか分からないキャビネットの書類。システム化されれば、いつ誰がどの書類をどれくらい閲覧したのかが一目瞭然。情報漏えいを抑止できます。

営業での活用例

カバンの中にキャビネットを

  • 会社の、家の本棚が、かばんの中にすっぽり収まったら...。そんな時代が、現実になりました。
  • タブレット端末を持ち歩くのは、「本棚」を持ち歩いているようなもの。必要な情報を、十分すぎるほど持ち歩けます。書類や本を忘れたことを悔やむこともなくなります。
  • 出先で、あの情報が欲しいと思ったら、会社に電話をして情報を調べてもらったり、メールで依頼をしてもらったりしていました。これからは、タブレットの中に情報があります。サーバーに保存し、インターネット接続して情報を得ることも、電子化されている情報なら簡単です。

突然の商談機会に即対応突然の商談機会を逃さない

  • 訪問した客先で、何気ない会話から生まれる突然の商談機会。パンフレットや、説明資料があればすぐにでもプレゼンを始められるのに、あいにく持ち合わせがない。こんなとき、パンフレットも説明資料もタブレットに入れておけば、咄嗟に取り出しすぐにプレゼンを開始できます。突然生まれる商談機会を逃すことがありません。
  • さらに、紙のパンフレットを大量に配布する必要がなくなります。タブレットを利用してプレゼンを行い、興味を持っていただいた顧客にのみ紙のパンフレットを渡すようにすれば、印刷コストを削減することもできます。

商品知識を深めましょう深まる商品知識。教育コストの削減に

  • カフェでの休憩も、ランチタイムのちょっとした待ち時間も、通勤の移動時間も、タブレットを取り出して自社商品やサービスの知識を深められます。商品知識を深めるための教育のコストの削減効果も。場所を変えて何気なく眺めてるだけでも、新しいビジネスへのヒントが生まれるかもしれません。
  • また、自分専用や、地域の特性に合わせた電子カタログも作成できます。PDFを生かした電子カタログは紙の原稿があれば低コストで作成できますので、気軽にご利用いただけます。PDFファイルの機能を駆使して、使い勝手をより向上させることもできます。

商品・製品カタログを使いやすく

商品カタログや製品カタログ、より使いやすくするために、当社では「しおり」や「もくじ」の作成サービスをご提供しております。
客先でパッと取り出し、効率的に製品ページに飛び、すぐにプレゼンをする。これなら、商談機会を逃すこともなくなります。
また、技術者であれば太い製品マニュアルをOCRで。文字の検索ができるようになりますので、さらに利便性が向上します。
使い方は様々。広がる可能性の中で、タブレットのようにこれまでなかったものをビジネスに導入したらどうなるのか、私たちもお客様とご一緒に考えます。
ページの先頭へ戻る

技術者・研究者

もう探しまわる必要はありませんもう情報を探し回らない

  • 過去の仕様書や技術文献から、情報を探し出す。大量にある書庫やキャビネットの箱ファイルから、該当する書類を探し出すだけでも一苦労。さらにそこから、記憶だけを頼りに、必要なページにアクセスするのは至難の業と言えます。
  • 電子化してファイルサーバーに保存しておけば、書類を探し回る必要はありません
  • もちろん電子化されている書類をタブレットで見れば、印刷する必要もありません。紙やトナーの節減ができます。
  • 取り出した書類を、棚に戻す必要もありません。戻すのが面倒だったり、戻し忘れによる情報の紛失もありません。

自分専用の検索エンジンをまるで自社専用の検索エンジン

  • 書類を電子化し、OCR処理を行っておくと、PDFファイルが自分専用の検索エンジンコンテンツに。
  • 過去の仕様書やマニュアルから、必要なキーワードを探し出すことも瞬時。技術者は、技術を生み出し、活かすことに専念し、探し出すことはコンピューターにまかせてしまいましょう。
  • 自分にとって必要な情報。それはインターネットの中よりも、もっと身近な場所にあります。キャビネットの中を探してみてください。

持ち歩くことももちろん可能スマートに持ち歩き、スムーズにアクセス

  • 社外での打ち合わせに、大きな箱ファイルを持ち運ぶ必要はもうありません。タブレットに入れ、カバンに入れて、持ち歩きましょう。内容の確認ももちろんタブレットで。同じ画面を見ながらの打ち合わせは、スピーディー。認識のズレが少なくなり、スマートに打ち合わせをまとめることができます。

定期刊行物の電子化定期刊行物の電子化に

  • 定期的に送られてくる業界専門誌。定期刊行物は、毎月増える一方で、ほんのちょっとずつスペースを圧迫していきます。今のうちに電子化をしてコンパクトに。空いたスペースの活用はもちろん、刊行物をOCR処理しておけば研究開発に活かすこともできます。研究・開発は、過去の積み重ねの上に成り立っています。過去のドキュメント活用をご検討ください。

例えば、大学教授の研究室で

大学教授の研究室は、スペースに限りがあります。研究資料(レポートや、論文、学会資料)などは、毎年毎年増える一方。
反面、資料の内容を活用するときには、どこにその情報があったのかをカンを頼りに探し出します。
当社では、単に電子化するだけではなく、電子化したもののリストを作成して納品しております。タイトルを見れば、だいたいの内容は分かるもの。このリストを活用ください。
ページの先頭へ戻る

スペースとバックアップ

1337916872_company.pngオフィススペースの活用を

  • オフィスの中を意識して見回すと、意外に多い「紙」や「写真」。箱ファイル、紙ファイルに保存されている書類。キャビネットも、書庫も。オフィススペースを圧迫しているのは、「紙」です。
  • スペースを確保するために、まず「保管されている書類」から電子化をはじめてみませんか。更新されることのない記録文書、過去の書類を、電子化してスペースを確保。空いたスペースは、レストルームやミーティングコーナーとして活用できます。もちろん、今よりもっと省スペースで使い勝手のよいオフィスに引っ越すこともできます。コストの削減、オフィス環境の向上に、電子化が力になります。

リスクに備えを

  • 紙書類のバックアップは、同等のスペースが必要です。電子化された書類は、DVDやハードディスクなどのディスクスペースが倍になるだけ。物理的なスペースは、考える必要がないほど省スペースです。もちろん場所を変えてバックアップしておくのも一つの手。東京と大阪で同じファイルをバックアップとして持つことで、万が一の災害時にも安心です。もうスペースの確保で悩む必要は、ありません。

地震などの災害対策に

  • ぎっしりの書類が綴られた箱ファイルは、想像以上に重いもの。それが地震で倒れてきたら....。
  • 「まさか」への対策を、電子化で行ってみませんか。社員の安全確保が図れます。本棚が倒れてしまったら、オフィス内を歩くことすらままならなくなります。また、扉を塞いでしまいオフィスから出ることができなくなることもあります。地震対策に、電子化は最適です。

例えば、病院で

病院は、患者さんのスペースを広く必要です。一方で、薬の製品情報、医師会等の書類等、大量の書類が発生します。
また、カルテや問診票、健康診断表、臨床検査書から介護実施記録、生化学分析。医療報酬明細書もあります。
これらを電子化して、キャビネットをすっきりさせオフィスをさらに広く利用してはいかがでしょうか。
ひとつの箱ファイルに、複数の書類が入っていても問題ありません。私たちが丁寧に分類し、タイトルをご提示いたします。
OCR処理をし、パソコンのフォルダに入れておくだけの簡単な保管方法でも、必要なときは「検索」を使ってスピーディーに横断検索してアクセスできます。
当社の事例では、医療関係の学会関係資料、論文や薬の資料を電子化ご希望されるお医者様が多くなっています。

例えば、システム仕様書

これまで、顧客システムの仕様書やプルーフリストは紙で印刷し、ロッカーや棚で保管をしていました。基本設計書から、画面、データベース、項目、テスト仕様書から結果まで。基幹業務システムの規模によっては膨大な量の紙文書が発生し、スペースも必要でした。さらに、お客様がシステムを使い続けている限り、保管をしておかなければなりません。
これらを電子化して、スペースを確保してはいかがですか。さらに、OCR処理を行なっておけば、必要な情報をパソコンからすぐに引き出せます。
当社の事例では、古いシステム仕様書を保管を目的として電子化されるお客様が多くなっています。古い仕様書でも、ノウハウが詰まっており、かつシステムが稼働している場合があり捨てられません。電子化すれば本棚がまるまる空けることができ、必要なときにサーバーから情報を引き出せます。
ページの先頭へ戻る

セキュリティ

キャビネットの抱える問題キャビネットが抱える問題

  • 重要な機密情報。どのように保管されていますか。鍵付きのキャビネットに保管、保存するのはセキュリティ上、効果的です。しかし、いつ誰が、どれくらい閲覧したのか、持ち出したのかを残しておくことはできません

システム化するセキュリティ対策

  • 電子化した場合にも、対策が万全になることはありません。しかし、誰がいつ閲覧したのか、ログを残すことができますので、情報流出を未然に防ぐ効果があります。
  • 電子化をしたら、社内の情報共有システムを見直すのもひとつの手です。もちろん既存のシステムに保管することもできます。

お店の会員申込書、どのように管理されていますか

会員申込書や、入会申込書を、キャビネットや本棚の中に、番号ごとに作成した箱ファイルで管理されているのではないでしょうか。
必要な時は、会員番号から該当する箱ファイルを取り出し、見つけ出します。
この作業、意外に時間をとり、会員数によっては広いスペースが必要になります。電子化してPDF化すれば、必要なときにパソコンから検索。もちろん印刷も可能です。スペースも必要ありません。
PDFファイルを会員番号にしたい、といったご要望にもお応えします。
このページの上へ
HOME書類のスキャニング(電子化)TOP書籍のデータ化サービスTOP